Comment rédiger une bonne fiche de poste ?
La rédaction d'une fiche de poste représente un pilier fondamental du processus de recrutement. Bien loin d'être un simple document administratif et bien plus qu’une simple description de fonction, elle s'impose comme un référentiel précis, offrant une vision claire des missions, des compétences recherchées et des attentes pour un poste donné. Ce document, élaboré avec minutie et rigueur, joue un rôle crucial dans la définition des critères de sélection et dans l'orientation des futurs collaborateurs. Découvrons ensemble les étapes et les composantes essentielles pour élaborer une fiche de poste exemplaire, alliant pertinence et clarté pour une intégration réussie au sein de l’entreprise.
Fiche de poste, définition.
L'objectif de la fiche de poste
La fiche de poste constitue un document essentiel dans la gestion des ressources humaines, offrant une vue détaillée des missions, des responsabilités et des compétences requises pour un poste spécifique au sein d'une organisation. Son objectif premier est de définir avec précision les contours et les attentes liés à un emploi donné. Cette formalisation écrite permet non seulement de clarifier les missions à accomplir, mais aussi de fixer les critères d'évaluation pour les candidats.
L'importance de la fiche de poste dans le processus de recrutement
Au cœur du processus de recrutement, la fiche de poste joue un rôle crucial en servant de référence commune entre les recruteurs, les managers et les candidats. Elle offre une vision détaillée du profil recherché, facilitant ainsi la sélection des candidats les plus pertinents en fonction des compétences et des expériences requises. Cette clarté dans la description du poste permet également aux candidats de mieux évaluer leur adéquation avec les attentes de l'entreprise, favorisant ainsi une correspondance optimale entre les besoins et les compétences des postulants.
Identifier le poste à pourvoir
L'intitulé du poste
L'intitulé du poste, premier élément essentiel de la fiche, constitue la première impression qu'un candidat potentiel aura de l'opportunité. Il doit refléter avec précision les missions, le niveau de responsabilité et le champ d'action du futur collaborateur au sein de l'entreprise. Cet intitulé, clair et informatif, contribue à attirer les profils adéquats et à délimiter les contours du poste proposé.
Ce qu’il ne faut pas faire : Évitez les intitulés trop flous ou générique qui ne précisent pas les réelles missions du poste, au risque de recevoir tout un tas de candidatures inadaptées.
Le rattachement hiérarchique
Au sein de la fiche de poste, la mention du rattachement hiérarchique offre une perspective sur la position du futur employé dans la structure organisationnelle. Cette information permet de situer le poste dans la pyramide hiérarchique de l'entreprise, offrant une vision claire des relations fonctionnelles et des circuits de décision.
La description succincte de l’entreprise
La description succincte de l'entreprise représente une brève présentation permettant au candidat de comprendre le contexte dans lequel le poste s'inscrit. Elle offre une vision globale de l'activité de l'entreprise, sa taille, son secteur d'activité, voire sa culture d'entreprise, offrant ainsi un aperçu général aux postulants potentiels. Cette présentation sommaire est une première étape pour susciter l'intérêt et l'engagement des candidats envers la structure.
Il arrive, parfois, que l’offre d’emploi soit véritablement attrayante mais que l’entreprise, qu’elle soit jeune ou alors ancrée dans une thématique spécifique, n’ait pas assez documenté sur son secteur ou ses missions. Ce manque de clarté peut décourager les candidats potentiels qui cherchent à comprendre davantage la culture de l'entreprise, son positionnement sur le marché ou les valeurs qu'elle promeut.
Décrire le poste de manière détaillée
Les missions et les responsabilités principales
Identifiez les principales fonctions du poste et leur importance pour l'entreprise. Utilisez des verbes d'action pour décrire ces missions de manière dynamique et spécifique. Par exemple, au lieu de dire "participer aux réunions", optez pour "organiser et animer les réunions d'équipe hebdomadaires". Cette précision permet aux candidats de comprendre exactement ce qui est attendu d’eux et leur permettre de se projeter.
Évitez d'être trop général ou vague. Des descriptions floues peuvent induire en erreur les candidats sur les attentes réelles du poste. Évitez également de détailler de manière excessive certains aspects mineurs ou tâches ponctuelles. Concentrez-vous sur les responsabilités fondamentales et leur impact sur l'entreprise, sans entrer dans les détails opérationnels trop spécifiques.
Les tâches quotidiennes et/ou hebdomadaires
Détaillez les activités concrètes que le titulaire du poste devra réaliser régulièrement. Soyez spécifique et précis dans la description. Évitez d’ailleurs d’inclure des tâches non pertinentes ou trop spécifiques à des situations exceptionnelles.
Les objectifs et les résultats attendus
Dans cette section, il est essentiel de définir des objectifs clairs, spécifiques, mesurables, atteignables et pertinents (SMART). Les objectifs doivent mettre l'accent sur les résultats attendus tout en étant alignés sur la vision et les besoins de l'entreprise. Pour garantir une évaluation efficace, il est crucial d'établir des indicateurs clés de performance (KPI) qui permettront de mesurer la réussite des objectifs définis. Ces KPI devraient être quantifiables et liés directement aux résultats attendus. C’est également grâce à eux que vous toucherez votre prime sur variable, si toutefois vous en avez négocié un.
À éviter : Formuler des objectifs vagues, flous ou trop ambitieux, qui ne sont pas mesurables ou qui manquent de pertinence par rapport aux besoins de l'entreprise. Oublier de lier les objectifs à des résultats mesurables ou de définir les critères de succès peut rendre l'évaluation et la mesure de la performance plus complexes voire impossibles. Dans ce cas, votre entreprise pourrait directement être associée à un red flag ambulant.
Définir le profil recherché
Les compétences requises
Pour cette section, il est crucial de spécifier les compétences techniques indispensables au poste. Dressez une liste claire et concise des capacités essentielles pour la fonction. Évitez de surcharger cette liste en mentionnant des compétences accessoires ou trop spécifiques qui pourraient restreindre le champ de recherche de candidats adéquats.
Les expériences professionnelles
Identifiez le niveau d'expérience idéal pour ce rôle, que ce soit en termes de nombre d'années dans le domaine, de postes antérieurs ou d'accomplissements spécifiques. Soyez précis sur les secteurs ou industries pertinentes pour le poste, mais évitez de fixer des critères d'expérience trop limitatifs ou trop généraux.
Oublier de préciser si le poste est destiné à un profil senior ou junior peut engendrer de la confusion et décourager des candidats qui pourraient être bien qualifiés mais qui ne se reconnaissent pas dans le niveau d'expérience attendu. Cette omission peut également affecter la qualité globale du processus de recrutement en attirant des candidatures inadaptées, augmentant ainsi le temps nécessaire et les coûts pour trouver le bon candidat.
Les qualités personnelles
Identifiez les compétences humaines et comportementales cruciales pour le succès dans ce rôle et pour une bonne intégration à la culture de l'entreprise. Cela peut être des qualités comme le travail d'équipe, la flexibilité, le leadership, et surtout n’omettez pas d'être spécifique aux besoins du poste. Évitez de vous limiter à des traits de personnalité vagues ou à des caractéristiques subjectives qui pourraient rendre la sélection des candidats trop complexe.
En fonction du poste et de l’équipe, ces soft skills peuvent être les capacités de communication, l’esprit d’équipe, l’adaptabilité ou encore le leadership, par exemple.
Lire aussi : « Comment bien mettre en avant ses soft skills ? »
Définir les conditions de travail et les avantages
La rémunération et les avantages sociaux
La rémunération et les avantages sociaux constituent des éléments cruciaux pour attirer les meilleurs talents. Il est primordial d'établir une grille de rémunération claire et transparente, mentionnant la fourchette salariale offerte en fonction du poste et de l'expérience. En mettant en lumière les avantages sociaux tels que les bonus, les primes, les assurances, les programmes de santé, les congés payés et autres bénéfices supplémentaires, vous valorisez votre proposition. Assurez-vous également d'aligner la rémunération offerte avec les standards du marché pour rester compétitif et attractif aux yeux des candidats.
Évitez toutefois de négliger les détails des avantages complémentaires, car ces éléments peuvent avoir un impact significatif sur la décision des candidats sérieux. De plus, être transparent sur la rémunération proposée est essentiel pour éviter toute confusion ou déception qui pourrait dissuader des candidats qualifiés.
Toutefois, certaines entreprises, voire même la plupart à ce jour, ont décidé de ne pas partager la rémunération sur les fiches de poste.
Les conditions contractuelles
Dans la description de la fiche de poste, il est impératif de détailler les conditions contractuelles. Précisez le type de contrat, sa durée, les modalités de renouvellement éventuel, et toute autre information cruciale liée aux termes du contrat. En mentionnant les avantages spécifiques au contrat, tels que le télétravail, les horaires flexibles, ou encore les bénéfices liés aux déplacements professionnels, vous offrez une vision complète de ce que le poste implique.
Évitez toute imprécision ou ambiguïté dans la description des conditions contractuelles afin d'éviter tout malentendu ou désaccord futur. Négliger des détails importants pourrait compromettre la relation professionnelle, il est donc crucial de spécifier ces éléments dès le départ.
La localisation du poste
Lors de la rédaction de la fiche de poste, indiquez clairement le lieu de travail exact, ainsi que tout détail pertinent sur l'environnement professionnel. La précision sur la localisation du poste est fondamentale pour permettre aux candidats d'évaluer la proximité du lieu de travail avec leur résidence ou d'autres facteurs personnels. Si le poste requiert des déplacements fréquents, il est recommandé de le mentionner afin que les candidats puissent anticiper ces contraintes.
Évitez de laisser place à l'ambiguïté quant à la localisation du poste, car cela peut générer de l'incertitude chez les candidats, notamment s’il est question de transports en commun ou d’être muni de son propre véhicule. Une description précise et détaillée du lieu de travail est essentielle pour garantir que les attentes des candidats correspondent aux conditions proposées.
Déterminer les modalités de candidature
Les informations sur le processus de recrutement
Dans la fiche de poste, fournir des détails sur le processus de recrutement permet d'offrir une vision claire aux candidats. Préciser les différentes étapes, comme les entretiens, les tests, les évaluations éventuelles, permet de donner un aperçu du cheminement prévu. Indiquez également si des documents spécifiques sont nécessaires, tels que des portfolios, des lettres de recommandation ou des projets professionnels passés. Cela offre aux candidats une compréhension claire de ce qui est attendu d'eux pendant le processus.
Le ou les contacts pour faire suivre sa candidature
Mentionner clairement le nom ou les coordonnées des personnes à contacter pour soumettre sa candidature ou poser des questions relatives au poste ou au processus de recrutement est essentiel. Cette information permet aux candidats de communiquer efficacement et de s'assurer que leurs candidatures sont adressées aux bonnes personnes. Offrir un contact spécifique pour chaque question ou demande favorise une communication claire et professionnelle.
La date limite de candidature
Indiquer une date limite de candidature est fondamental pour éviter toute confusion ou frustration chez les candidats. Une date butoir précise permet aux postulants de planifier et de soumettre leur candidature en respectant les délais impartis. Éviter toute ambiguïté concernant la date limite est essentiel pour maintenir un processus de recrutement organisé et pour garantir que tous les candidats sont traités équitablement.
Ainsi, la fiche de poste, véritable boussole du recrutement, permet non seulement de définir clairement les contours d'une fonction mais également d'attirer les talents les plus pertinents pour contribuer à la réussite et à l'évolution de l'entreprise. En adoptant une approche rigoureuse et transparente dans la rédaction des fiches de poste, les entreprises peuvent maximiser leurs chances de recruter des profils qui s'inscrivent dans leur culture, leurs valeurs et leurs objectifs stratégiques, créant ainsi une base solide pour une intégration réussie et un développement professionnel fructueux.
