Pourquoi utiliser un ATS pour optimiser le recrutement de vos alternants ?

Recruter un alternant ne s'improvise pas. Entre la publication des offres, la réception des candidatures, les échanges avec les écoles, les entretiens et les contraintes liées au calendrier de formation, le recrutement en alternance demande une organisation rigoureuse.

Pour les entreprises qui recrutent plusieurs alternants chaque année, la gestion des candidatures peut rapidement devenir chronophage. Les CV s'accumulent dans les boîtes mail, les informations se dispersent entre différents fichiers et le suivi des candidats devient plus complexe.

C'est précisément pour répondre à ces problématiques que les ATS (Applicant Tracking Systems), ou logiciels de gestion des candidatures, présentent un réel intérêt. Mais concrètement, comment ces outils peuvent-ils améliorer le recrutement des alternants ? Quels avantages offrent-ils aux équipes RH ?

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Qu'est-ce qu'un ATS et à quoi sert-il dans le recrutement d'alternants ?

Un ATS (Applicant Tracking System) est un logiciel de recrutement qui permet de centraliser, organiser et suivre les candidatures tout au long du processus de recrutement.

Concrètement, il accompagne les recruteurs depuis la diffusion d'une offre d'emploi jusqu'à la sélection du candidat, en passant par la réception des CV, la présélection et la planification des entretiens.

Dans le cadre du recrutement en alternance, cet outil prend une dimension particulière. Les entreprises doivent souvent gérer plusieurs postes simultanément, des volumes importants de candidatures et des profils aux parcours très différents.

Pour structurer efficacement votre campagne de recrutement, il est également essentiel d'anticiper les différentes étapes du processus. Découvrez notre guide complet du recrutement en alternance pour la rentrée 2026.

Un ATS permet notamment de :

- Centraliser toutes les candidatures au même endroit.
- Organiser les profils selon les postes et les compétences recherchées.
- Suivre l'avancement de chaque candidature.
- Faciliter les échanges entre les recruteurs et les managers.
- Automatiser certaines tâches administratives.
- Constituer un vivier de candidats pour les futurs recrutements.

L'objectif n'est pas de remplacer le recruteur, mais de lui permettre de consacrer davantage de temps à l'évaluation des profils et aux échanges humains.

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5 avantages d'un ATS pour recruter des alternants

1. Centraliser les candidatures pour ne passer à côté d'aucun profil

Lorsqu'une entreprise recrute plusieurs alternants, les candidatures peuvent arriver par différents canaux : sites d'emploi, plateformes spécialisées, réseaux sociaux professionnels, candidatures spontanées ou recommandations d'écoles.

Sans outil adapté, il devient difficile de conserver une vision globale des profils reçus.

Un ATS permet de regrouper toutes ces candidatures dans une interface unique. Chaque profil dispose d'une fiche regroupant ses coordonnées, son CV, sa formation, ses compétences et l'historique des échanges. Pour aller plus loin dans la centralisation et la gestion des candidatures, découvrez les fonctionnalités d'une solution de recrutement dédiée aux recruteurs.

Cette centralisation présente deux avantages majeurs : elle limite les risques de perte de candidatures et facilite la comparaison des profils.

Les recruteurs disposent ainsi d'une base de données structurée et peuvent retrouver rapidement les candidats correspondant à leurs besoins.

2. Gagner du temps sur les tâches administratives

Le recrutement d'alternants implique de nombreuses tâches répétitives : envoyer des confirmations de réception, organiser les entretiens, relancer les candidats ou informer les managers de l'avancement des recrutements.

Multipliées par plusieurs dizaines, voire centaines de candidatures, ces actions représentent une charge de travail importante.

Un logiciel ATS permet d'automatiser une partie de ces opérations grâce à des fonctionnalités telles que :

- L'envoi automatique d'accusés de réception.
- La programmation de messages de suivi.
- La gestion des convocations aux entretiens.
- Les rappels aux recruteurs et aux candidats.
- Le suivi des différentes étapes du processus.

En réduisant le temps consacré à ces tâches, les équipes RH peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée : identifier les compétences, évaluer la motivation et accompagner les futurs alternants.

3. Mieux identifier les profils correspondant aux besoins de l'entreprise

Tous les candidats à l'alternance n'ont pas le même niveau de formation, les mêmes compétences ou les mêmes objectifs professionnels.

Un étudiant en première année de BTS, un candidat en licence professionnelle et un futur alternant en master ne répondent pas nécessairement aux mêmes besoins.

Un ATS facilite la qualification des candidatures en permettant de renseigner et de rechercher des critères précis :

- Le niveau d'études et la formation suivie.
- Les compétences techniques et comportementales.
- L'expérience professionnelle ou les stages réalisés.
- Le rythme d'alternance.
- La date de disponibilité.
- La localisation géographique.

Ces informations permettent de mieux organiser les candidatures et de faire ressortir les profils pertinents pour chaque poste.

Attention toutefois : les critères de recherche et les éventuelles fonctionnalités de scoring doivent rester des outils d'aide à la décision. Un parcours atypique ou une expérience moins conventionnelle ne doit pas conduire à écarter automatiquement un candidat intéressant.

4. Améliorer l'expérience candidat tout au long du recrutement

L'expérience candidat joue un rôle important dans l'attractivité d'une entreprise, particulièrement auprès des jeunes générations.

Un étudiant qui postule à plusieurs offres d'alternance peut rapidement perdre confiance lorsqu'il ne reçoit aucune réponse ou qu'il ne sait pas où en est sa candidature.

Un ATS contribue à rendre le processus plus fluide et plus transparent.

Grâce à l'automatisation des communications, les recruteurs peuvent informer les candidats de la bonne réception de leur dossier, leur transmettre les prochaines étapes et leur communiquer une réponse après un entretien.

Le suivi des candidatures permet également d'éviter les oublis et de limiter les délais de réponse.

Un point essentiel : automatiser ne signifie pas déshumaniser. Les messages doivent rester personnalisés et les échanges importants, notamment les retours après entretien, méritent une attention particulière.

5. Construire un vivier de candidats pour les prochains recrutements

Le recrutement en alternance présente une particularité : les besoins des entreprises reviennent souvent à chaque rentrée scolaire.

Un candidat qui n'a pas été retenu pour un poste peut parfaitement correspondre à une autre opportunité quelques mois plus tard.

Sans outil de suivi, ces profils risquent d'être oubliés dans une boîte mail ou un ancien fichier Excel.

Un ATS permet de conserver les candidatures et de constituer un vivier de talents organisé selon différents critères : formation, compétences, domaine d'activité ou disponibilité.

Les recruteurs peuvent ainsi retrouver plus facilement des profils déjà identifiés lorsqu'un nouveau besoin apparaît.

Cette approche permet de capitaliser sur les candidatures précédentes et de réduire le travail de sourcing lors des prochaines campagnes de recrutement.

La conservation et la réutilisation des données doivent néanmoins respecter les règles du RGPD, notamment en matière d'information des candidats et de durée de conservation.

Comment bien choisir son ATS pour le recrutement en alternance ?

Tous les logiciels de recrutement ne répondent pas nécessairement aux mêmes besoins. Avant de choisir un ATS, il est important d'identifier les fonctionnalités réellement utiles à votre organisation. Le budget constitue également un critère de choix important. Pour comparer les fonctionnalités disponibles selon vos besoins et votre volume de recrutement, consultez les offres et abonnements Grimp pour les recruteurs.

Voici cinq critères à prendre en compte.

La simplicité d'utilisation : l'outil doit être intuitif pour permettre aux recruteurs et aux managers de prendre rapidement en main les fonctionnalités.

La centralisation des candidatures : privilégiez une solution capable de regrouper les candidatures provenant de plusieurs canaux de recrutement.

La personnalisation des étapes : chaque entreprise possède son propre processus. L'ATS doit permettre d'adapter les étapes de recrutement à ses besoins.

L'automatisation : les fonctionnalités de communication et de relance permettent de limiter les tâches répétitives et d'améliorer le suivi des candidats.

Le pilotage des recrutements : les tableaux de bord et les indicateurs de performance permettent de mesurer l'efficacité des campagnes et d'identifier les points de blocage.

Pensez également à vérifier les conditions de traitement et de conservation des données personnelles afin de garantir la conformité de vos pratiques avec le RGPD.

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L'ATS, un allié pour structurer le recrutement en alternance

Le recrutement d'alternants implique de nombreux enjeux organisationnels : gérer plusieurs candidatures, identifier les bons profils, respecter les calendriers de formation et maintenir une communication régulière avec les candidats.

Un ATS apporte une réponse concrète à ces problématiques en centralisant les informations, en fluidifiant les processus et en facilitant le travail des équipes RH.

Pour les entreprises qui souhaitent structurer leurs campagnes de recrutement et gagner en efficacité, adopter un logiciel de recrutement constitue donc un véritable levier d'amélioration.

Grimp accompagne les recruteurs dans la gestion de leurs recrutements grâce à une solution dédiée à la mise en relation entre les entreprises et les talents issus de la formation.

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FAQ : les questions fréquentes sur les ATS et le recrutement d'alternants

Pourquoi utiliser un ATS pour recruter des alternants ?

Un ATS permet de centraliser les candidatures, de faciliter le tri des profils, d'automatiser certaines tâches administratives et de suivre chaque candidat. Il est particulièrement utile pour les entreprises qui recrutent plusieurs alternants simultanément ou organisent des campagnes de recrutement récurrentes.

Un ATS est-il adapté aux petites entreprises ?

Oui. Même une entreprise qui recrute seulement quelques alternants peut bénéficier d'un ATS. Le logiciel permet de structurer le processus, de conserver l'historique des candidatures et d'éviter de multiplier les fichiers de suivi.

Un ATS permet-il de trier automatiquement les CV ?

Certains ATS proposent des fonctionnalités de recherche par mots-clés, de filtrage ou de classement des candidatures. Ces fonctionnalités facilitent l'identification des profils pertinents, mais ne doivent pas remplacer l'analyse humaine. Le recruteur reste responsable de la sélection finale.

Un ATS peut-il améliorer le délai de recrutement d'un alternant ?

Oui. En centralisant les candidatures et en automatisant certaines étapes, un ATS permet de réduire les délais de traitement et de faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs. Les recruteurs peuvent ainsi avancer plus rapidement dans leur processus de sélection.