Introduction

Chaque année, des milliers d'étudiants frappent à la porte des services carrières de leur école ou de leur CFA pour trouver un stage, une alternance, un premier emploi. De l'autre côté, des centaines d'entreprises partenaires sollicitent ces mêmes établissements pour trouver des profils qualifiés. Entre les deux : un flot de candidatures, d'offres, d'échanges par e-mail et de tableaux Excel… souvent ingérables.

C'est exactement là qu'intervient l'ATS. Un outil encore sous-exploité dans le secteur de l'enseignement, mais qui change radicalement la donne pour les services carrières et les directions d'établissements.

Dans ce guide, on vous explique tout : ce qu'est un ATS, à quoi il sert concrètement, quels sont les logiciels les plus connus, et pourquoi les établissements de formation ont tout intérêt à en adopter un adapté à leurs besoins spécifiques.

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Qu'est-ce qu'un ATS ? Définition et fonctionnement

ATS est l'acronyme de Applicant Tracking System, qu'on traduit en français par système de suivi des candidatures. Concrètement, c'est un logiciel qui centralise et automatise l'ensemble du processus de recrutement, de la publication d'une offre d'emploi jusqu'à la sélection finale d'un candidat.

À l'origine conçus pour les équipes RH des entreprises, les ATS sont devenus des outils incontournables dans de nombreux secteurs. Selon une étude Hellowork de 2024, 80 % des recruteurs utilisent déjà un ATS ou envisagent d'en adopter un. Dans l'enseignement supérieur et la formation professionnelle, cet outil prend une dimension encore plus stratégique : il ne s'agit pas seulement de recruter, mais d'accompagner l'employabilité des apprenants sur la durée.

Un ATS couvre généralement plusieurs fonctions clés :

• La diffusion des offres : publication automatique sur plusieurs jobboards et plateformes partenaires en un clic.
• La collecte et le tri des candidatures : toutes les candidatures arrivent au même endroit, filtrables par critères (compétences, formation, disponibilité…).
• Le suivi du pipeline : chaque candidat avance dans un processus visuel, étape par étape (présélection, entretien, offre, acceptation…).
• La communication automatisée : relances, confirmations de rendez-vous, mails de refus, notifications, tout peut être automatisé.
• Les reportings et statistiques : taux de conversion, délais de recrutement, sources des candidatures… des données précieuses pour piloter une stratégie.

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Les logiciels ATS les plus connus sur le marché

Le marché des ATS est vaste et se divise entre solutions généralistes et outils spécialisés. Voici un panorama des solutions les plus citées en France et en Europe :

Taleez

Développé en France, Taleez est reconnu pour son support client. Il permet de diffuser des offres, de personnaliser les workflows de recrutement et de générer des statistiques avancées. Particulièrement apprécié des PME, ETI et associations, il s'adapte aussi aux collectivités et établissements publics.

Greenhouse

Plutôt orienté vers les grandes entreprises et les scale-ups tech, Greenhouse est une plateforme complète avec des fonctions avancées d'IA, de sourcing et de reporting. Sa popularité est internationale, même si son tarif le rend moins accessible aux structures de taille modeste.

Layan

Outil français en pleine montée, Layan se distingue par son IA intégrée, ses fonctionnalités de sourcing avancées et un taux de satisfaction produit qui dépasse les 98 %. Il s'adapte à un grand nombre de secteurs d'activité et propose une transition en douceur depuis d'autres outils.

Cegid Talentsoft

Intégré à la suite RH de l'éditeur français Cegid, Talentsoft est une solution pensée pour les entreprises qui veulent centraliser l'ensemble de leur gestion des talents (recrutement, formation, performance) sur une seule plateforme.

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Pourquoi un ATS est-il particulièrement utile dans l'enseignement ?

Les établissements de formation, écoles de commerce, CFA, BTS, lycées professionnels, universités, ont des enjeux de recrutement très différents des entreprises classiques. Et pourtant, leurs services carrières font face aux mêmes défis : gérer des volumes importants, assurer un suivi personnalisé, et produire des résultats mesurables.

Des volumes de candidatures difficiles à gérer manuellement

Un service carrières actif peut traiter des centaines, voire des milliers de candidatures par an. Sans outil dédié, les conseillers se retrouvent à jongler entre des boîtes mail surchargées, des fichiers Excel empilés, et des relances oubliées. Un ATS centralise tout : chaque candidature est visible, classée, suivie, sans perte d'information.

Un parcours étudiant qui mérite d'être tracé

Contrairement à un recrutement ponctuel en entreprise, un service carrières accompagne les mêmes étudiants sur plusieurs années. Il est essentiel de pouvoir retrouver l'historique d'un profil, ses candidatures passées, ses interactions avec les entreprises partenaires, ses contrats d'alternance successifs. Un ATS bien configuré devient une véritable mémoire institutionnelle.

Des entreprises partenaires à fidéliser

Pour un établissement de formation, les recruteurs ne sont pas des adversaires mais des partenaires à chouchouter. Offrir une expérience fluide aux entreprises qui déposent des offres (interface simple, traitement rapide des candidatures, visibilité sur les profils disponibles) est un facteur différenciant fort. Un ATS professionnel envoie un signal positif sur la qualité de l'établissement.

Des indicateurs d'employabilité à piloter

Les directions d'établissements sont de plus en plus attendues sur leurs résultats en matière d'insertion professionnelle. Taux de placement en alternance, délai moyen pour décrocher un premier emploi, secteurs d'activité des entreprises partenaires… Un ATS génère automatiquement ces tableaux de bord, utiles pour les accréditations, les bilans annuels ou les arguments commerciaux en direction de futurs apprenants.

Une conformité RGPD à assurer

La gestion des données personnelles des candidats est soumise au RGPD. Stocker des CV dans des boîtes mail ou des drives partagés sans politique de conservation claire, c'est prendre des risques juridiques. Les ATS modernes intègrent nativement des mécanismes de consentement, de suppression automatique des données et d'archivage sécurisé.

👉 Découvrir aussi : Ypareo et CRM, comment connecter votre ERP à un outil de relation entreprise.

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Grimp : la plateforme pensée pour les services carrières des établissements de formation

Si les ATS généralistes répondent aux besoins des équipes RH d'entreprise, ils ne sont pas toujours adaptés aux spécificités des établissements de formation. C'est précisément pour ça que Grimp a été conçu.

Grimp est une plateforme d'employabilité qui connecte les étudiants, les établissements de formation et les recruteurs autour d'un outil commun. Pour les services carrières, Grimp va au-delà du simple ATS : c'est un véritable career center digital qui permet de centraliser les offres de stage et d'alternance, de suivre les candidatures des étudiants, d'animer la communauté des entreprises partenaires et de mesurer les performances d'insertion.

Là où un ATS classique gère des candidats externes, Grimp est construit pour gérer les étudiants comme des talents à accompagner dans la durée, avec leur profil, leur parcours, leurs compétences et leurs projets professionnels.

Pour les dirigeants d'établissements, Grimp offre une vision consolidée de l'employabilité : combien d'étudiants sont en recherche active ? Quels secteurs les recrutent ? Quelles entreprises partenaires sont les plus actives ? Des données qui transforment le service carrières en vrai levier de différenciation pour l'école.

👉 À quoi sert un CRM dans l'éducation ? Pourquoi s'y intéresser ?

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Comment choisir un ATS adapté à son établissement de formation ?

Avant de sélectionner un outil, voici les questions à se poser :

1. Quel est le volume de candidatures à gérer chaque année ? Une petite école avec quelques dizaines d'alternants n'a pas les mêmes besoins qu'un CFA avec plusieurs centaines d'apprenants par promotion.

2. L'outil est-il conçu pour l'enseignement ou pour le recrutement en entreprise ? Un ATS conçu pour les DRH ne prendra pas en compte les spécificités du suivi étudiant, de la relation avec les OPCO ou de la gestion des contrats d'apprentissage.

3. L'expérience candidat (côté étudiant) est-elle soignée ? Un outil difficile à utiliser découragera les apprenants de déposer leurs candidatures. L'interface mobile, la simplicité du formulaire et la clarté du suivi sont essentiels.

4. Les intégrations sont-elles disponibles ? Votre ERP (Yparéo, Gestibase, Charlemagne…), vos jobboards partenaires, votre CRM, l'ATS doit pouvoir s'y connecter sans couture pour éviter les doubles saisies.

5. Le support et l'accompagnement sont-ils au rendez-vous ? La mise en place d'un ATS dans un établissement demande un vrai accompagnement humain. Préférez des acteurs qui proposent un onboarding structuré et un support réactif.

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Conclusion

L'ATS pour l'enseignement n'est plus un luxe réservé aux grands groupes. C'est devenu un outil stratégique pour tout établissement de formation qui souhaite professionnaliser son service carrières, améliorer l'expérience de ses étudiants et démontrer sa valeur ajoutée en matière d'employabilité.

Que vous soyez responsable d'un service carrières, directeur d'un CFA ou à la tête d'une école, l'adoption d'un outil adapté à vos enjeux - comme Grimp - peut transformer en profondeur la façon dont vous accompagnez vos apprenants vers l'emploi.

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Grimp peut s'adapter à votre établissement ?

👉 Découvrir notre solution career center.

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FAQ - Questions fréquentes sur les ATS pour l'enseignement

Qu'est-ce qu'un ATS en recrutement ?

Un ATS (Applicant Tracking System) est un logiciel qui centralise et automatise la gestion des candidatures. Il permet de publier des offres d'emploi, de collecter et trier les CV, de suivre l'avancement de chaque candidat dans le processus de recrutement et de produire des statistiques. Dans le secteur de l'enseignement, il sert aussi à suivre l'employabilité des étudiants sur la durée.

Un ATS est-il utile pour un CFA ou une école de commerce ?

Oui, et particulièrement. Un CFA ou une école de commerce gère en permanence des flux de candidatures (stages, alternances, premier emploi), des entreprises partenaires et des cohortes d'étudiants sur plusieurs années. Un ATS adapté à l'enseignement permet de structurer ces flux, d'améliorer l'expérience des étudiants et de démontrer des résultats concrets en matière d'insertion professionnelle.

Quelle est la différence entre un ATS et un CRM dans l'éducation ?

Un ATS se concentre sur les candidatures et le suivi des apprenants en recherche d'emploi ou de stage. Un CRM (Customer Relationship Management) dans l'éducation gère la relation avec les entreprises partenaires et les prospects. Les deux outils sont complémentaires : l'ATS pilote l'aval (placement des étudiants), le CRM pilote l'amont (développement du réseau entreprises). Certaines plateformes comme Grimp combinent les deux dimensions.

Les ATS sont-ils conformes au RGPD ?

Les ATS modernes intègrent nativement des fonctionnalités de conformité RGPD : recueil du consentement, durée de conservation des données paramétrables, droit à l'oubli, archivage sécurisé. C'est un point à vérifier impérativement lors du choix de votre solution, surtout si vous traitez des données personnelles d'étudiants mineurs.

Quel budget prévoir pour un ATS dans un établissement de formation ?

Le coût varie selon la taille de l'établissement, le nombre d'utilisateurs et les fonctionnalités souhaitées. Les solutions d'entrée de gamme démarrent autour de quelques centaines d'euros par mois. Des plateformes spécialisées comme Grimp proposent des abonnements pensés pour les établissements de formation, avec un accompagnement humain inclus. Il est conseillé de demander une démonstration avant tout engagement.

Peut-on connecter un ATS à son ERP scolaire ?

Oui, les ATS modernes proposent des connecteurs ou des API pour s'intégrer aux principaux ERP du secteur de l'enseignement. Cela évite la double saisie des données étudiants et permet une synchronisation automatique entre le suivi pédagogique et le suivi de l'employabilité. Grimp propose notamment un connecteur avec Yparéo.

Comment convaincre sa direction d'investir dans un ATS ?

Les arguments les plus efficaces sont chiffrés : temps gagné par le service carrières, amélioration du taux de placement, satisfaction des entreprises partenaires, conformité RGPD. Un ATS bien utilisé devient aussi un argument marketing fort pour attirer de nouveaux apprenants, en démontrant le sérieux de l'accompagnement à l'emploi proposé par l'établissement.

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